Esta política es efectiva a partir del 1º de abril de 2008 y reemplaza todas las pautas anteriores con respecto a los teléfonos celulares y servicios de teléfono y/o internet.
Cuestiones de Impuestos
En respuesta a la legislación federal con respecto a los beneficios a los empleados que se promulgó hace varios años, el IRS (Internal Revenue Service), en investigaciones recientes, ha analizado detenidamente el tratamiento del uso personal de equipos y servicios provistos por el empleador, tales como teléfonos celulares y automóviles. Estas revisiones detalladas han llevado al IRS a requerir un registro que enumera cada llamada que se hace o se recibe en un teléfono celular proporcionado por el empleador y su propósito de negocios, mantenido por el poseedor del teléfono celular. Ya que el mantenimiento de un registro consume mucho tiempo, se ha decidido que el Colegio ya no va a: 1) adquirir teléfonos celulares; 2) pagar proveedores directamente por servicio mensual; o 3) reembolsar a empleados de servicio mensual o para compras de equipos. Por el contrario, para personas autorizadas, el Colegio proporcionará una asignación mensual imponible para teléfono celular o el uso de internet y puede proporcionar un subsidio de compra de equipo de una sola vez.
La asignación se trata como ingresos declarables y está sujeto a impuestos. Los beneficios para un empleado a través del uso de un subsidio en lugar de los requisitos para un registro detallado se consideran contrarrestar cualquier responsabilidad de impuesto adicional para el empleado. Estos beneficios incluyen: 1) no se requiere un registro; 2) un informe mensual no es necesario; y 3) los teléfonos pueden ser utilizados para llamadas personales y pueden ser combinados o mejorados con otros planes personales.
Tipos de Subsidios y Límites
1) Un subsidio mensual de hasta $60 por mes por servicio de teléfono celular. En raras ocasiones, un supervisor puede determinar que una cantidad adicional de hasta $50 por mes debe ser pagado para una conexión de datos de internet en un celular cubierto.
2) Un subsidio de equipo celular de una sola vez de hasta $400.
3) Un subsidio mensual de hasta $40 por mes por conexión DSL o cable módem de banda ancha en el hogar.
El Colegio podrá conceder uno o más de los subsidios anteriores a cualquier empleado que cumple al menos uno de los dos criterios siguientes:
- El trabajo del empleado requiere pasar una cantidad considerable de tiempo fuera de la oficina asignada o área de trabajo durante las horas normales de trabajo y tener acceso regular a las conexiones de teléfono o internet.
- El trabajo del empleado requiere que sea accesible fuera de horas de trabajo regulares o normales. (No se pretende incluir acceso ocasional, accidental o voluntario, como revisar el correo electrónico de del hogar).
Un supervisor debe utilizar discreción personal, conocimiento de las tareas del empleado y consideraciones de presupuesto para determinar el monto del subsidio para cada empleado autorizado. Todos los subsidios deben estar cubiertos por el presupuesto del departamento y aunque los límites pueden variar, todos los subsidios son sujetos a impuestos.
Administración de los Subsidios
Si un supervisor considere apropiado para que alguien de su departamento reciba un subsidio de teléfono celular, el supervisor debe proporcionar autorización por escrito (por ejemplo, el formulario de autorización adjunto con la aprobación de la Vicepresidencia correspondiente) a la oficina del Tesorero, que indica el tipo del subsidio solicitado y la cantidad. La cantidad debe ser dentro de los límites establecidos anteriormente. La solicitud se acompañará de la documentación de proveedor correspondiente como una descripción del plan que apoya el monto del subsidio solicitado. No se aprobará un subsidio cuando se dispone de medios alternativos de comunicación (por ejemplo, bíper, radios, líneas de tierra) y proporcionan servicio adecuado pero menos costo.
Pagos Directos por el Colegio a un Vendedor por Servicio de Teléfono Celular o de Internet
El Colegio ya no proporcionará los pagos directos a un vendedor para la compra de equipo o servicio mensual celular o de internet para un empleado. Además, el Colegio no entrará en contratos con los proveedores para servicio de internet o teléfonos celulares para el uso por empleados. Dado que ahora se proporcionará un subsidio para cobros de servicio mensuales, el empleado será el poseedor directo de un contrato con la compañía o el proveedor de servicio celular o de internet.
El Colegio tiene actualmente unos contratos con proveedores de servicio de teléfonos utilizados por empleados y servicio de internet. Es nuestro objetivo hacer la transición de estos contratos de Pitzer al empleado y comenzar los subsidios mensuales imponibles tan pronto como sea posible. Sin embargo, con ciertos proveedores, puede ser necesario esperar hasta que expira el actual período del contrato para evitar sanciones. La oficina del Tesorero ayudará a las personas con la transición.
Los empleados con teléfonos celulares bajo un contrato existente del Colegio se espera que utilice su teléfono actual con el nuevo servicio. No se proporcionará un subsidio de equipo a menos que un empleado proporcione razones legítimas para un nuevo teléfono.
Para los empleados que actualmente tienen contratos personales directamente con un proveedor y están buscando reembolso del Colegio, un subsidio imponible comenzará efectivo el 1º de abril, 2008.
Un Subsidio por Empleado
Dada los impuestos del subsidio, cada empleado que está autorizado para tener un teléfono celular para su trabajo debe solicitar su propio subsidio. En otras palabras, el Supervisor A no puede entrar en un contrato de teléfono celular para sí mismo/a y el Empleado B. Si el Empleado B está autorizado por el Supervisor A y por el Vicepresidente apropiado de tener un subsidio, el Empleado B debe entrar en su propio contrato con el proveedor y solicitar un subsidio imponible del Colegio.
Uso del Teléfono Celular
Se espera que el empleado mantenga activo el servicio de teléfono celular mientras el subsidio de teléfono celular está en el lugar. El empleado es responsable de informar al supervisor y la oficina del Tesorero inmediatamente después de la terminación del servicio de teléfono celular y otros cambios de contrato.
Cancelaciones y Modificaciones del Contrato de Teléfono Celular
- Si, antes de finalizar el período de contrato de teléfono celular, una decisión personal por el empleado, mala conducta del empleado o mal uso del teléfono resulta en la necesidad de terminar o cambiar el contrato de teléfono celular, el empleado asumirá el costo de cualquier cargo relacionado con ese cambio o cancelación. Por ejemplo, el empleado renuncia y ya no quiere mantener el actual contrato de teléfono celular para uso personal.
- Si, antes de la finalización del período de contrato de teléfono celular, una decisión de Pitzer (no relacionado con mala conducta del empleado) resulta en la necesidad de terminar o cambiar el contrato de teléfono celular, Pitzer asumirá los costes de cualquier cargo asociado con dicho cambio o cancelación. Por ejemplo, el supervisor del empleado cambia las responsabilidades de trabajo del empleado y el celular ya no es necesario para fines de Pitzer. Si el empleado no quiere conservar el contrato, se le reembolsará los cargos para cambiar o cancelar el contrato por Pitzer.
Procesamiento de Nómina
Una vez que la oficina del Tesorero recibe y aprueba la solicitud para iniciar el subsidio, el formulario de autorización se remitirá al departamento de nómina con una solicitud para agregar el subsidio al cheque de pago del empleado. Una copia de este formulario de autorización aprobado se devolverá al supervisor para informar al departamento de aprobación. (Recordatorio: Los impuestos de nómina correspondientes sobre el monto del subsidio se descontarán del cheque de pago y el monto del subsidio se incluirá en la línea de los salarios de fin de año W-2 del individuo). Un subsidio bajo esta política no constituye un aumento a la base de pago y no se incluirán en el cálculo de los ajustes de sueldo bajo el Programa de Salario y Sueldo de Pitzer College.
Excepciones
En raras ocasiones un departamento hace un teléfono disponible para el uso de múltiples individuos (por ej., el personal de los dormitorios estudiantiles). Si un teléfono no está asignado a un individuo específico (un “teléfono no asignado”) y no se hacen llamadas personales en estos teléfonos, los teléfonos se pueden utilizar por un individuo sin utilizar el método descrito anteriormente de subsidio imponible. Las llamadas personales no deben hacerse con estos “teléfonos no asignados.” Cualquier excepción al subsidio imponible mensual arriba (incluyendo el uso del teléfono “no asignado” por un número limitado de departamentos) debe ser aprobado por escrito por el Vicepresidente de Administración/Tesorero.
Uso de Teléfono Celular del Colegio Mientras se Conduce
Con interés en la seguridad de nuestros empleados y otros conductores, Pitzer requiere a los empleados cumplir con todas las leyes aplicables mientras conducen.
Reciclaje de Teléfono Celular
Los teléfonos celulares contienen materiales tóxicos que, cuando descartados en los rellenos de tierra o incinerados, se lixivian en el medio ambiente. Recomendamos enfáticamente que todos los teléfonos celulares viejos se reciclen. Usted puede reciclar su viejo teléfono celular poniendo lo en la caja proporcionada por el proveedor de servicio celular en el lugar de negocio, o llevando lo a la Oficina de Informática para la eliminación.
Adoptado efectivo el 1º de abril, 2008
