NOTA: Esta norma suplanta y remplaza toda norma relacionada a la ausencia familiar y médica federal anterior. No obstante lo mencionado arriba, un empleado buscando beneficios de ausencia bajo esta Norma debe también satisfacer todos los requisitos de elegibilidad tal como expuesto abajo y como requerido por ley federal aplicable. Esta Norma no crea ningún derecho (contractual u otro) no actualmente proporcionado bajo ley federal, estatal o local.
Bajo la Ley de Ausencia Familiar y Médica de 1993, como enmendada («FMLA» por sus siglas en ingles, o «la Ley»), el Colegio proporciona, como expuesto abajo, ausencias de trabajo familiares y por razón médica sin pago a «empleados elegibles».
La Ausencia de FMLA se puede tomar para los siguientes propósitos:
- el nacimiento de un/a hijo/a del empleado o para cuidar a un recién nacido;
- el puesto de un/a hijo/a con el empleado por adopción o un cuidado de acogida temporal aprobada por el estado;
- el cuido del cónyuge, hijo/a, padre o madre («miembro familiar») del empleado que tiene una condición de salud grave;
- la condición de salud grave del empleado la cual impide al empleado rendir cualquier función esencial de su posición;
- «ausencia por necesidad urgente calificada»: el empleado respondiendo u ocupándose de una «necesidad urgente», se define abajo por ley aplicable, resultando del servicio activo de un «miembro militar cubierto» o de la notificación de un llamado u orden inminente a las Fuerzas Armada, la Guardia Nacional, o la Reserva. Un miembro militar cubierto para los propósitos de esta ausencia incluye un cónyuge, hijo, hija, padre o madre del empleado; y
- Una «ausencia para un militar cubierto»: el cuidado por parte del empleado a un «militar cubierto» que ha sufrido una enfermedad o lesión grave.- Un «militar cubierto» quiere decir un miembro de las Fuerzas Armadas, Guardia Nacional o Reserva, que está experimentando tratamiento médico, recuperación o terapia, o está de otra manera en estatus de cuidado ambulatorio, o está en la lista de retirados por discapacidad temporal por una lesión o enfermedad grave. Aquí una «lesión o enfermedad grave» es definida como una lesión o enfermedad que fue contraída por el militar en acto de servicio en las Fuerzas Armadas (o existía antes del servicio activo y fue empeorada por el acto de servicio con las Fuerzas Armadas) y que puede hacer al militar incapacitado medicamente para rendir tareas de la oficina, grado, rango, o clasificación del militar.
- Un «militar cubierto» también incluye un veterano que fue miembro de las Fuerzas Armadas (incluyendo la Guardia Nacional o la Reserva) en cualquier momento dentro de cinco (5) años antes de la fecha en la cual el veterano se somete a tratamiento médico. Para los propósitos de veteranos, una «lesión o enfermedad grave» es definida como una lesión o enfermedad que fue contraída por el veterano en acto de servicio con las Fuerzas Armadas (o existía antes de servicio activo y fue empeorada por el acto de servicio con las Fuerzas Armadas) y «que se manifestó antes o después de que el militar se hizo veterano».
Para los propósitos de la ausencia familiar y médica, una «condición de salud grave» como expuesta en (3) y (4) arriba se define como una enfermedad, lesión, discapacidad, o condición física o mental que involucra o cuidado ambulatorio o tratamiento continúo por un proveedor de cuidado de salud. Sujeto a ciertas condiciones y ley aplicable, el tratamiento continuo requerido se satisface donde un empleado sufre una discapacidad de más de tres (3) días calendarios consecutivos y enteros, y dos (2) o más visitas a un proveedor de cuidado de salud, o una (1) visita a un proveedor de cuidado de salud y un régimen de cuidado continuó; una discapacidad causada por embarazo o cuidado prenatal; una condición crónica, o condiciones permanentes o de largo plazo; o ausencias por causa de tratamientos múltiples. Otras situaciones pueden satisfacer la definición de tratamiento continuo. Para los propósitos de esta norma, «discapacidad» significa la inhabilidad de trabajar, asistir la escuela o rendir otras actividades regulares diarias por causa de una condición de salud grave, tratamiento de tal, o recuperación de tal.
Para los propósitos de una ausencia por necesidad urgente calificada, una «necesidad urgente» incluye lo siguiente, siempre y cuando la necesidad para tal ausencia surge del servicio activo o la llamada al estado de servicio activo de un militar cubierto:
- Despliegue con poca anticipación donde, si un militar cubierto es notificado de un llamado u orden a servicio activo en apoyo de una operación de contingencia siete (7) o menos días calendarios antes de la fecha de despliegue; una ausencia basada en esta necesidad urgente es restringida a un total de siete (7) días calendarios comenzando en la fecha de notificación aplicable;
- Eventos militares o actividades relacionadas patrocinadas por el ejército, incluyendo programas de apoyo o ayuda familiar patrocinados por el ejército, organizaciones de servicio militar o la Cruz Roja Americana;
- Actividades de guardería o escolares, donde es necesario hacer arreglos para el cuidado infantil alternativo, proporcionar cuidado infantil a base de necesidad urgente o inmediata y no a base de rutina o regular, inscribirse en o transferirse a una escuela nueva o instalación de cuidado infantil o para asistir juntas con oficiales escolares;
- arreglos financieros y legales para tratar la ausencia del militar cubierto;
- asesoramiento de individuos elegibles por alguien aparte del proveedor de cuidado de salud, donde la necesidad para asesoramiento es relacionado directamente al acto de servicio o un llamado al estado de servicio activo del militar cubierto;
- descanso y recuperación con fines de compartir más tiempo con el militar cubierto donde el individuo está en estado de ausencia para descanso y recuperación de corto plazo, temporal, durante el periodo de despliegue; hasta cinco (5) días de tal ausencia pueden ser tomados por cada instante de descanso y recuperación;
- actividades después del despliegue, incluyendo asistencia a ceremonias de llegada, eventos de reintegración y sesiones informativas, y otros programas patrocinados por el ejército por un periodo de noventa (90) días después de la terminación del servicio activo del militar cubierto; y
- actividades adicionales, siempre y cuando ambos el empleado y Pitzer College estén de acuerdo que tales actividades constituyen una necesidad urgente calificada y ambos estén de acuerdo con la programación y duración de la ausencia.
Para fines de la ausencia de militar cubierto, el empleado buscando la ausencia debe ser pariente del militar cubierto como su cónyuge, hijo, hija, padre, madre o pariente más próximo. Para los propósitos de esta norma, el «pariente más próximo» se define como el pariente de sangre más cercano al militar cubierto aparte de el cónyuge, padre, madre, hijo o hija del militar cubierto, en el orden de prioridad siguiente: parientes de sangre con custodia legal, hermanos, abuelos, tías y tíos, y primos hermanos, y esa persona es necesitada para cuidar el militar cubierto. Un veterano es «una persona que sirvió en el ejército activo, Servicio Naval Militar o Aéreo, y que recibió licenciamiento o fue dado de baja de tal servicio bajo condiciones aparte de deshonrosas».
Empleado Elegible
Un empleado activo de tiempo entero o parcial es elegible para una ausencia de FMLA bajo cualquiera de las categorías de ausencia siempre y cuando en la fecha en la cual la ausencia del empleado va comenzar:
- El empleado ha estado empleado por lo menos doce (12) meses en lo siete (7) años anteriores; y
- El empleado ha trabajado 1.250 horas durante el periodo de 12 meses inmediatamente antes del comienzo de la ausencia.
En determinar la elegibilidad para FMLA, un empleado re-contratado después de servicio militar recibirá crédito por (i) el periodo de servicio uniformado hacia el requisito de los meses-de-empleo, y (ii) las horas de servicio que hubieran sido rendidas al no ser por el periodo de servicio uniformado.
Duración de Ausencias Bajo FMLA y Necesidades Urgentes Calificadas
Un empleado elegible tiene el derecho a combinar un total de doce (12) semanas de ausencia de trabajo sin pago dentro de un periodo de 12 meses. La cantidad de ausencia disponible a un empleado será calculada a manera de mirar hacia atrás a la cantidad de ausencia tomada dentro del periodo de 12 meses inmediatamente antes de la fecha del primer día de la ausencia. El tiempo de ausencia tomado para el cuidado de un recién nacido o por la colocación en adopción o acogida temporal debe ser tomada dentro de doce (12) meses del nacimiento o la colocación del niño o la niña. La ausencia se puede tomar como una ausencia de trabajo no interrumpida, continua, o como una ausencia intermitente o un horario de trabajo reducido por estas razones.
Si ambos el esposo y la esposa están empleados por el Colegio, y son elegibles para una ausencia, aparte de una ausencia por la condición de salud grave del empleado o del hijo del empleado, los dos (2) pueden tomar un total combinado de doce (12) semanas.
Una ausencia intermitente o un horario reducido puede ser aprobado por la condición de salud grave del empleado o la condición de salud grave de un miembro familiar del empleado donde es necesario por razón médica y donde tal necesidad para una ausencia es mejor satisfecha por medio de tal horario. Una ausencia intermitente o un horario reducido también esta disponible para una ausencia por necesidad urgente calificada. Un empleado solicitando una ausencia intermitente u horario reducido puede ser transferido temporalmente a una posición alternativa disponible con pago y beneficios equivalentes, o a una posición de tiempo parcial con una tarifa por hora y beneficios equivalentes, si tal posición mejor satisface la necesidad para la ausencia intermitente o el horario reducido.
Estos tipos de ausencia corren concurrente con los derechos de otras ausencias proporcionadas por ley federal, estatal y local a la medida cubierta y permitida por esas leyes.
La Duración de una Ausencia para un Militar Cubierto
Un empleado elegible tiene el derecho de combinar un total de veintiséis (26) semanas de ausencia sin pago dentro de un periodo singular de 12 meses para ausencias de militar cubierto. Una ausencia para cuidar a un militar lesionado o enfermo, sea o no combinado con otra ausencia que califica bajo la FMLA, no puede exceder veintiséis (26) semanas en un periodo singular de 12 meses. En ese periodo singular de 12 meses, el empleado tiene el derecho a no más de doce (12) semanas de ausencia para cualquiera de los otros tipos de ausencias de FMLA. Si ambos el esposo y la esposa están empleados por el Colegio, y son elegibles para una ausencia de militar cubierto, los dos (2) pueden tomar un total combinado de veintiséis (26) semanas. La ausencia intermitente o un horario reducido pueden ser aprobados para una ausencia de militar cubierto donde necesario por razón médica y donde tal necesidad para ausencia es mejor satisfecha por medio de tal horario. Un empleado solicitando una ausencia intermitente o un horario reducido puede ser transferido temporalmente a una posición alternativa disponible con pago y beneficios equivalentes, o a una posición de tiempo parcial con una tarifa de pago y beneficios equivalentes, si tal posición mejor satisface la necesidad para la ausencia intermitente o el horario reducido.
La ausencia para militar cubierto corre concurrente con otros derechos de ausencia proporcionados bajo ley federal, estatal y local a la medida cubierta y permitida por esas leyes.
Sustitución de Ausencia Pagada
La ausencia familiar/médica es sin pago. Sin embargo, el empleado puede utilizar su tiempo de vacaciones u otro tiempo personal acumulado mientras en ausencia familiar médica. Si el empleado está ausente por causa de su propia enfermedad, el empleado debe usar su tiempo de permiso por enfermedad disponible en vez del estatus de ausencia sin pago. Las vacaciones, los días por enfermedad, y otro tiempo personal no se acumulará mientras el empleado este en ausencia.
Cualquier ausencia familiar y médica, ausencia por necesidad urgente calificada, sea pagada o no, o una combinación de tal, será contada hacia el derecho de 12 semanas de ausencia. Cualquier ausencia de militar cubierto, sea pagada, sin pago o una combinación de tal, sea tomada sola o junto con cualquier otra ausencia familiar y médica y/o una ausencia de necesidad urgente calificada, sea pagada, sin pago o una combinación de tal, será contada hacia el derecho de 26 semanas.
Requisitos de Notificación del Empleado
Si la necesidad para una ausencia es previsible, el empleado debe proporcionar un aviso escrito 30 días antes de la necesidad para la ausencia. Si la necesidad para una ausencia no es previsible, o si no es de otra manera posible proporcionar un aviso de 30 días de antemano, un aviso debe ser proporcionado tan solo sea practicable.
Certificación Médica
Para ser otorgado una ausencia de FMLA, el empleado debe proporcionar certificación a la Oficina de Discapacidad de un proveedor de cuidado de salud adecuado:
Si la ausencia es necesitada para cuidar a un miembro familiar enfermo o un militar cubierto, la certificación debe contener la siguiente información: (i) la fecha del comienzo de la condición de salud grave; (ii) la probable duración de la condición; (iii) la cantidad de tiempo estimado que el empleado será necesitado para proporcionar cuidado; y (iv) la condición de salud grave que justifica la participación del miembro familiar para proporcionar cuidado. Si información adicional es requerida por el Colegio para determinar si la «condición de salud grave» existe, el empleado puede ser requerido proporcionar un formulario firmado del Departamento de Labor de EEUU titulado Certification of Health Care Provider (WH-380).
Si la ausencia es necesitada para la condición de salud grave del empleado, la certificación deber contener la siguiente información: (i) la fecha del comienzo de la condición de salud grave; (ii) la probable duración de la condición; y (iii) que el empleado no es capaz de rendir la función de su posición por causa de la condición de salud grave o debe estar ausente del trabajo para tratamiento médico. Si información adicional es requerida por el Colegio para determinar si una «condición de salud grave» existe, el empleado puede ser requerido proporcionar un formulario firmado del Departamento de Labor de EEUU titulado Certification of Health Care Provider (WH-380).
Falta de proporcionar una certificación médica completa y de manera oportuna puede resultar en denegación de la ausencia familiar/médica.
Si la ausencia por causa de la enfermedad del empleado mismo, Pitzer College puede requerir al empleado a obtener una segunda certificación médica de un proveedor de cuidado de salud seleccionado por el Colegio. En el caso que la primera y segunda opinión sean diferentes, Pitzer College puede requerir al empleado a obtener una tercera certificación médica de un proveedor de cuidado de salud de mutuo acuerdo. La tercera opinión será vinculante para el empleado y Pitzer College. La segunda y tercera opinión, si requerido por el Colegio, será al costo de Pitzer.
La Ley de No Discriminación de Información Genética (GINA) de 2008 prohíbe a empleadores y otras entidades cubiertas por el Título II de GINA de solicitar o requerir información genética de empleados y sus miembros de familia. Para cumplir con esta ley, le pedimos que no proporcione ninguna información genética cuando responda a este requisito de información médica. La información genética se defina por GINA, incluyendo el historial médico de la familia de un individuo, los resultados de exámenes genéticos de un individuo o de miembros de su familia, el hecho que un individuo o un miembro familiar de un individuo buscó o recibió servicios genéticos, y la información genética de un feto de una mujer embarazada o una mujer de la familia del individuo o de un embrión legalmente perteneciente a un individuo o miembro familiar del individuo recibiendo servicios de reproducción asistida».
Certificación para una Ausencia por «Necesidad Urgente Calificada»
Un empleado que toma una ausencia por necesidad urgente calificada debe someter a la Oficina de Recursos Humanos una certificación por escrito del llamado inminente o la orden a servicio activo dentro de quince (15) días calendarios de la fecha de la solicitud para proporcionar la certificación. Un empleado buscando tal ausencia será requerido someter un formulario de certificación detallando la(s) razón(es) para la ausencia. El empleado también puede ser requerido someter documentación adecuada de apoyo en la forma de un copia de las órdenes de servicio activo del militar cubierto u otra documentación militar indicando el estatus militar apropiado y las fechas del estatus de servicio activo. Falta de proporcionar la certificación requerida u otros papeles puede resultar en la demora o denegación de la solicitud para ausencia, y el tiempo libre tomado por el empleado será sujeto a la norma de Asistencia y Ausentismo, con quebrantamiento de lo mismo resultando en posible acción disciplinaria, hasta e incluyendo despido.
Restauración al Retorno de una Ausencia de FMLA
Un empleado que está en una ausencia aprobada de FMLA se espera que regrese a trabajar al momento que el proveedor de cuidado de salud adecuado de al empleado de alta, sin importar si los periodos de tiempo permitidos bajo la FMLA se han vencido.
Si la ausencia fue por la condición de salud grave del empleado mismo, entonces antes de regresar al trabajo, el empleado debe proporcionar a la Oficina de Recursos Humanos con una nota firmada por su proveedor médico indicando que el empleado está libre para regresar a trabajar.
Un empleado que no regresa cuando es dado de alta por el proveedor medico será considerado haber resignado voluntariamente y su empleo será despedido.
Con algunas excepciones, un empleado que regresa de una ausencia de FMLA aprobada al tiempo de o antes del vencimiento del periodo de tiempo requerido por ley, será restaurado a la misma posición o una equivalente. Sin embargo, si, por razones de negocio, la misma posición o una equivalente dejara de existir durante la ausencia del empleado, y, si el empleado no hubiese tomado la ausencia, el empleado por lo demás no estaría empleado al tiempo que es solicitada la restauración, el Colegio puede no ser requerido restaurar el empleado a una posición. En ciertas circunstancias, el Colegio puede denegar la restauración de un empleado, que está dentro del 10 por ciento de los empleados más altamente compensados trabajando para Pitzer dentro de 75 millas del sitio de trabajo del empleado, si es necesario para prevenir daños económicos sustanciales y penosos a la operación del empleador.
Continuación de Beneficios
Pitzer College continuará la cobertura de beneficios médicos/dentales del empleado mientras el empleado esta en ausencia familiar/médica bajo los mismo términos y condiciones bajo los cuales fueron proporcionados mientras trabaja el empleado. El empleado es responsable por las mismas primas de seguro para su cobertura médica/dental como si estuviera trabajando. Si el empleado esta en ausencia de trabajo sin pago, o esta recibiendo pago insuficiente mientras esta en ausencia, el/ella deberá hacer arreglos con un Especialista de Beneficios de CUC para pagar su porción de la prima dentro de los primeros cinco días de cada mes. Falta de hacer pagos a tiempo puede resultar en la terminación de la cobertura médica/dental.
Si el empleado falta regresar de la ausencia, o regresa a trabajar por menos de 30 días, el Colegio puede recuperar del empleado, las primas que pago para mantener la cobertura médica del empleado durante el periodo de ausencia.
Ciertos «empleados claves» como definido bajo la FMLA pueden no ser elegibles para ser restaurados a la misma posición o una equivalente después de una ausencia si el hacer lo causaría un daño económico sustancial y penoso a las operaciones de la compañía asignada. El Colegio notificará a tales empleados de su estatus como «empleado clave» y las condiciones bajo las cuales la restauración de trabajo será denegada, si aplica.
Ausencia Bajo FMLA y Discapacidad de Corto Plazo (VDI)
La ausencia bajo la FMLA se considera correr concurrente con periodos de discapacidad (aparte de los que califican para la Ausencia por Discapacidad por Embarazo de California). El tiempo disponible de permiso por enfermedad debe ser coordinado con la Discapacidad de Corto Plazo (beneficios de VDI) para aproximar el salario regular. El tiempo de vacaciones y/o personal disponible también puede ser coordinado con beneficios de VDI por elección del empleado.
Una posición puede permanecer abierta por hasta cuatro meses durante una ausencia por discapacidad. Si la discapacidad dura por más de cuatro meses, Pitzer no está obligado a sostener abierta la posición. El periodo de cuatro meses correrá concurrente con el periodo de FMLA. El periodo de cuatro meses está disponible en una ocasión por año y comienza en el mismo periodo continuo del principio de la ausencia médica. Si el supervisor necesita llenar la posición después que se vence el periodo de cuatro meses, el empleado será notificado. Los beneficios elegidos pueden continuar si el empleado contacta a la Oficina de Beneficios para hacer arreglos para los pagos apropiados.
Ausencia Bajo FMLA y Discapacidad de Compensación al Trabajador
La ausencia bajo FMLA se considera correr concurrente con periodos de discapacidad de Compensación al Trabajador. El tiempo de permiso por enfermedad disponible debe ser coordinado con los beneficios de Compensación al Trabajador para aproximar el salario regular. Las vacaciones y/o el tiempo personal puede ser coordinado con los beneficios de Compensación al Trabajador a la elección del empleado.
Después de un año continuo de estar ausente del trabajo, el Colegio evaluará si es probable que el empleado regrese a trabajar y si el Colegio puede continuar a mantener abierta la posición, a base de sus necesidades de negocio genuinas y si el hacer lo resultaría en un daño penoso. Si el Colegio cree que la posición ya no se puede mantener abierta, el Colegio contactará al empleado e intentará determinar si existe una adaptación razonable que permitiría al empleado regresar a trabajar en su posición anterior u otra posición vacía. Si la posición no se puede mantener abierta y no existe una adaptación razonable que permitiría al empleado regresar a trabajar, el empleo con el Colegio será terminado. Esta determinación será hecha a base de caso por caso.
Deber Temporal Modificado y/o Trabajo Regular Alternativo
Pitzer College esta comprometido a proporcionar trabajo, cuando es posible, para empleados que han sido restringidos por un médico por causa de una lesión o enfermedad relacionada al trabajo. Tal trabajo será proporcionado cuando es posible. El trabajo será asignado de acuerdo con las limitaciones establecidas por el médico de tratamiento. Todo esfuerzo será hecho para colocar el empleado en una posición dentro de su propio departamento, pero, si necesario, el empleado será colocado donde sea que este disponible una posición apropiada.
Ausencia Bajo FMLA – Sin Discapacidad
Cuando un ausencia bajo FMLA se toma por el nacimiento (cuando no elegible para la Ausencia de Discapacidad por Embarazo) o la adopción de un/a hijo/a, la colocación en acogida temporal de un/a hijo/a, o el cuidado de un/a hijo/a, cónyuge, padre o madre con una condición de salud grave, el empleado puede, a su elección, usar tiempo de vacaciones y personal acumulado. Además, el empleado puede usar hasta seis días por año de tiempo de permiso por enfermedad acumulado para el cuidado de un cónyuge, hijo/a, padre o madre con una condición de salud grave. Aparte de estos seis días, el empleado no puede usar tiempo de permiso por enfermedad durante una ausencia de FMLA sin discapacidad.
Actualizado: Junio 1, 2012
